辦過幾場線上分享會之後，我發現最花時間的不是講的那一小時，是前後那幾封信。

有位學員第一次辦免費講座，問我：「我到底要寄幾封？寄太多怕煩，寄太少怕沒人來。」

先給答案：五封。報名完成確認、活動前提醒、當天上線連結、活動後回放、後續產品或服務邀請。這是基本款，多數場合不需要更多。

但比「寄幾封」更重要的問題是：這五封信，你打算每辦一場就重新手動寄一輪嗎？

五封信各自在做什麼

一、報名完成確認。他報名的當下就要收到，告訴他報名成功、什麼時候、怎麼參加。這封信的功能是讓他安心，也是讓他確認信箱收得到你的信。

二、活動前提醒。通常在前一天或前幾小時。免費講座的出席率本來就不高，很多人報名之後就忘了。這封信不是催，是幫他把這件事放回當天的行程。

三、當天上線連結。開始前一小時左右寄，直接給連結，不要讓人在信箱裡翻報名確認信找網址。

四、活動後回放。給沒到的人一個補看的機會，也給有到的人一個重看的理由。回放信的開信率通常不差，因為報名的人本來就對主題有興趣。

五、後續邀請。講座講完了，然後呢？這封信接的是下一步：課程、諮詢、產品，或者至少是一個持續收到你內容的入口。沒有這封信，前面四封的效果會在講座結束那一刻歸零。

要記得一件事：報名免費講座的人，是你名單裡最熱的一群。他們主動留了信箱、主動說對這個主題有興趣。這五封信的每一封，都是在他最願意聽你講話的那幾天裡跟他對話。浪費在純通知上，很可惜。

為什麼不要每次手動寄

第一場你可能覺得還好，五封信而已。

第三場開始你會發現：每次都要重新整理名單、複製上次的內容、改日期改連結、挑時間寄。活動越多，行政工作就越重，而且很容易漏寄或寄錯場次。

最容易出事的狀況是兩場講座的名單混在一起，提醒信寄給了上一場的人，或者連結貼成上一場的。你不會每次都發現，但收到的人會。

真正值得建立的不是「這場的五封信」，而是一套可以重複使用的活動流程：有人報名，就依條件自動加入序列，在正確的時間收到正確的內容，看完之後依他的互動導向下一步。

規劃一次，之後每一場都自動跑。你要改的只有日期和連結。

常青序列裡，不要放會過期的東西

這裡有一個很多人會犯的錯。

如果你把第五封「後續邀請」寫成「本週五的課程早鳥優惠只到明天」，這封信在這一場沒問題，但序列會一直運作下去。三個月後有人報名你下一場講座，跑到第五封，看到的是一個早就結束的優惠。

信失去商業效益是小事，讀者體驗被破壞才是大事。他會覺得你的東西沒在維護。

所以序列裡的下一步，要指向長期存在的東西：常態販售的課程、預約諮詢的入口、永久有效的免費資源、候補名單。時效性的促銷放在單次電子報裡寄，不要寫死在自動序列裡。

我自己的習慣是每季檢查一次序列裡的連結、價格和產品名稱。

常見的誤區：把信寫成公告

很多人的講座信長這樣：「感謝您報名，活動時間為某月某日，連結如下。」

沒有錯，但也沒有用。

每一封信都是一次接觸的機會。確認信可以多講一句「這場我會特別談某件事，如果你正在遇到這個狀況，記得來」。提醒信可以先丟一個問題，讓他帶著問題來。回放信可以標出他最可能想跳去看的那一段。

信件的任務不只是通知，是在講座之外，繼續加深他對你的認識。

一個反問

你上一場講座的五封信，現在還找得到嗎？下一場要辦的時候，是從頭再寫一次，還是改個日期就能用？

如果是前者，你花在行政上的時間，可能比講座本身還多。

如果你想看我實際怎麼設定活動的信件序列，路老闆的電子報和 Email 小課都在這裡：https://iamlouis.ai/product/all