有位客戶跟我說，她常常辦線上分享會，每一場都要寄五封信。報名的時候一封、活動前一封、當天一封、結束後一封、過幾天再一封。

她說：「我不是在辦活動，我是在寄信。」

這件事可以自動跑。方向是：把這五封信設計成一組序列，報名的人自動加入，時間到就收到對應的信。你設計一次，之後每場活動都用同一套。

一、一場活動到底要寄哪五封

先把清單列清楚：

• 報名完成確認
• 活動前提醒
• 當天的上線連結
• 活動後的回放
• 後續的產品或服務邀請

每一封的目的不一樣。前三封是讓報名的人真的出現，第四封是照顧沒出現的人，第五封才是這場活動的商業目的。

很多人手動寄的時候，只寄前三封，第四、第五封常常忘了，或者活動辦完累了就沒寄。而那兩封恰好是最值錢的。

二、手動寄的問題不是累，是會漏

累是其次。真正的問題是：每次都重新整理名單、複製上次的內容、改日期、改連結。活動愈多，行政工作愈重，也愈容易漏寄、寄錯場次、貼錯連結。

而且手動的流程沒有累積。你辦了十場，第十一場還是從頭來一次。

真正值得建立的是一套可重複使用的流程：報名之後依條件自動加入序列，在正確的時間收到正確的內容，看完之後依他的反應導向下一步。

三、設計的時候，把信分成兩類

不是五封都適合放進自動序列。我建議這樣拆：

跟「報名時間」有關的信，適合自動。報名完成確認是最典型的：他一報名，馬上收到。

跟「活動日期」有關的信，要看你的活動形式。如果你的活動是固定週期、固定形式，行前提醒和當天連結可以先寫好樣板，每場只換日期和連結。如果每場差很多，這兩封還是手動寄比較安全。

跟「活動之後」有關的信，最適合自動。回放和後續邀請的內容通常每場差不多：這是回放、這是下一步。設計一次，之後每場都用。

序列裡每一封的間隔，是從那個人加入序列的時間開始算的。所以「報名後第幾天寄什麼」這種邏輯最適合它；「活動前一天寄提醒」這種綁著活動日期的邏輯，要看你的活動是不是每次都一樣的節奏。

活動後的那組信我特別想講。它的功能是讓當天沒買、或沒來的人，在接下來一週內繼續被教育。這段時間是他對你印象最深的時候，錯過就要等下一場。

四、我自己怎麼用

我自己的電子報不是只拿來發文章。活動提醒、回放、課程和服務的銷售，都是用同一套系統在寄。

實際跑起來會遇到的問題跟想像的不太一樣：名單重複、活動和課程是同一個主題的直播版和回放版、回放連結要不要設期限。這些都是真的用了才會碰到的事。

做出功能和真的拿來用，是兩回事。我自己長期用自己的系統辦活動，才知道哪幾封信是真的重要、哪幾封可以省。

五、自動化不是設好就不管

有幾件事設完要定期回頭看：

• 序列裡的連結還有沒有效，尤其是回放連結和下一步的頁面。
• 後續邀請那封推的產品，還在不在賣。
• 樣板裡有沒有寫死某一場的日期或名稱。
• 序列的第一封有沒有真的寄到，用自己的信箱報名一次最快。

自動化的意思是「不用每次重做」，不是「永遠不用看」。

六、常見的誤會：以為要先有很多場才值得做

有人覺得自己一年才辦三場，不值得為這件事設序列。

我反過來想。三場就要手動寄十五封，每一封都要重新想一次。而序列設一次，第二場就開始省時間。愈早設，愈早開始省。

更重要的是，序列會逼你把流程想清楚：活動後到底要推什麼？沒來的人要怎麼照顧？這些問題你手動寄的時候可以逃避，設序列的時候逃不掉。

所以與其問「能不能自動」，不如先問：上一場活動結束後，你有寄那封後續邀請嗎？

沒有的話，自動化第一個幫你補的就是那一封。

Compassio 的活動模組和電子報模組在同一套系統裡，報名者可以直接進入你設好的連續信。想看實際怎麼設定，可以到 https://compassio.app。